Klubbhåndbok

I tillegg til en mer overordnet Klubbhåndbok så finnes mer detaljerte veiledninger til klubbhåndboken. Klubbhåndboken som godkjent av årsmøte bør fortrinnsvis kunne stå uendret over flere år, mens veiledninger kan forbedres fortløpende av det sittende styret.

Styret er eier av Klubbhåndboken. Også for 2017  har årsmøtet gitt fullmakt til å kunne endre/tilpasse Sportsplanen og Klubbhåndboka.


ca 16 A4 sider, 4600 ord + veiledninger/vedlegg

Klubbhåndbokens Innholdsfortegnelse

1.      Klubbhåndbok og vedtekter
1.1   Implementasjon av klubbhåndboken

2.      Klubbens verdisett
2.1   Målsetning

3.      Organisasjon
3.1   Årsmøte
3.2   Styret
3.3   Sportslig Utvalg
3.4   Administrasjonen
3.5   Lag og lagledelse
3.6   Valgkomité
3.7   Revisor
3.8   Regnskapsfører
3.9   Komitéer og arbeidsgrupper

4.      Økonomi
5.      Informasjon og kommunikasjon
6.      Rekruttering
7.      Utdanning og kompetanse
8.      Planer, målsettinger, utdanning og krav
9.     Utstyr og materiale
10.   Orientering om utmerkelser

VEDLEGG:

1. Klubbhåndbok og vedtekter

Tjensvoll FK er medlem i Norges Fotballforbund (NFF) og derigjennom i Rogaland Fotballkrets (RFK).

Som pålagt, Lov for Tjensvoll FK (klubbens vedtekter) tar utgangspunkt i gjeldende Lovnorm for Idrettslag som regulerer overordnet klubborganisasjon med medlemmer, ansatte, tillitsvalgte, stemmeberettigelse, valgbarhet, inhabilitet, regnskapsplikt, årsmøte, styre, valgkomité m.m.

Årsmøte med klubbens stemmeberettiget medlemmer, godkjenner gjeldende Klubbhåndbok og gjelder da for alle i Tjensvoll FK. I sammen med Lov for Tjensvoll FK ligger klubbens Sportsplan og Klubbhåndbok (denne) på klubbens hjemmesider (www.tjensvollfk.no). På hjemmesidene finnes også utdypende veiledninger til klubbhåndboken hvor styret har anledning til å gjøre nødvendige tilpasninger med forbedringer.

1.1 Implementasjon av klubbhåndboken

Klubbhåndbok og Sportsplan gjennomgås på ulike Trenerforum i klubben, blant annet før sesongstart hvert år.

2. Klubbens verdisett

Vår visjon er flest mulig, lengst mulig.

Tjensvoll FK skal være et viktig samlingspunkt i bydelen, preget av stabilitet og kontinuitet. En skal ha et miljø som bygger på trygghet og trivsel der spillere, trenere, ledere, foreldre og andre kan utvikle vennskap, selvtillit, respekt og toleranse.

Tjensvoll FK skal ha et sportslig tilbud til de som ønsker å ta del i organisert fotball. Det sportslige tilbudet skal være av en slik karakter at alle spillere opplever utfordring og mestring i læringen.»

Sportsplanen følger NFFs retningslinjer for barnefotball, ungdomsfotball og verdiarbeid og dette er overordnet for arbeidet i klubben.

2.1  Målsetning

Kortsiktige mål:

  • Klubben skal iverksette tiltak for å opprettholde ungdomslagene slik at disse har tilstrekkelig antall spillere til å bestå.
  • Klubben skal jobbe aktivt for å finne løsninger hvor også barnelag som trener andre steder enn på Sørmarka (Haugtussa, Gosen osv) også blir en integrert del av klubbkulturen som gjerne knyttes til Klubbhuset i Sørmarka.

Langsiktige mål:

  • Klubben skal sette av midler til et nytt fremtidig klubbhus slik at klubben ikke igjen kan komme til å stå uten klubbhus når nye reguleringsplaner er på plass og eksisterende klubbhusbrakker må fjernes.
  • Klubben ønsker å bidra til en reguleringsplan som inkluderer en ekstra kunstgressbane i forlengelse av dagens kunstgressbane på Sørmarka.
  • Det skal jobbes med å finne bedre løsninger på fotballbanene vi disponerer på Haugtussa. På sikt ønsker klubben å få tilgang til sanitæranlegg og etter hvert også bytte ut grusbane med kunstgress.

3. Organisasjon

Klubbens organisasjon kan deles inn som følger:

  1. Årsmøte
  2. Styret
  3. Sportslig Utvalg
  4. Administrasjonen
  5. Lag
  6. Valgkomite
  7. Revisor
  8. Regnskapsfører
  9. Komitèer og arbeidsgrupper

Se gjeldende organisasjonsplan: www.tjensvollfk.no/organisasjonskart

Det ligger noen lovpålagte begrensninger hvor medlemmer ikke kan inneha flere verv, deriblant at et medlem kun kan inneha ett av følgende verv: medlem av styret, valgkomité, kontrollkomité, lovutvalg og  revisor, se Lov for Tjensvoll FK.
Klubben har i tillegg pålagt seg noen begrensninger hvor Styreleder og Sportslig leder innehas av forskjellige personer, og hvor Sportslig leder, Barneleder og Ungdomsleder innehas av forskjellige personer. I styret er det lovpålagt å ha leder og nestleder, mens klubben og/eller styret fordeler øvrige funksjoner og roller i styret.

3.1 Årsmøte

Klubbens lov har bestemmelser hvor alle over 15 år, som har vært medlem i klubben i minst én måned, har stemmerett og rett til å møte på klubbens årsmøte som avholdes innen utgangen av mars måned etter innkalling fra sittende styre med minst én måneds varsel. Klubbens hjemmesider brukes til innkalling hvor agenda og saksdokumenter gjøres tilgjengelig.

Årsmøte behandler årsberetninger, regnskap og andre forslag og saker; vedtar budsjett; fastsetter medlemskontingent; vedtar organisasjonsplan; og velger Styre, Revisor, Regnskapsfører, Valgkomité, Sportslig leder, Ungdomsleder og Barneleder (øvrige frivillige og ansatte kan fastsettes av styret). For øvrig henvises til Lov  for Tjensvoll FK og gjeldende Organisasjonsplan.

3.2 Styret

Styreleder, og Nestleder og 4 øvrige medlemmer og to varamedlemmer velges på årsmøte. Et flertall av styremedlemmene skal ha kompetanse fra NFF Lederkurs.  Styremedlemmene ivaretar funksjoner/roller:

  • Ansvarlig for politiattester
  • Økonomiansvarlig
  • Koordinator mot Sportslig Utvalg/barnefotballrepresentant
  • Kvalitetsklubbansvarlig
  • Sekretær

Styrets ansvar og oppgaver

  • Mål- og strategiarbeid /rammene for arbeidet i klubben.
  • Visjon- og verdiarbeid.
  • Økonomisk -/ og drifts kontroll.
  • Organisering og styresammensetning – underutvalg og roller.
  • Følge idrettens lover og representere klubben utad.
  • Legge til rette for at man kan rekruttere flest mulig, beholde dem over tid, samt utvikle gode fotballspillere.
  • Ansvar for at alle roller i Sportslig utvalg og besatt og godkjenne nye personer som nødvendig.
  • Oppnevne ansvarlig for politiattester.
  • Styret er eier av klubbhåndboka og fremmer endringer for årsmøte.
  • Alle styremedlemmer stiller forberedt til styremøtene og yter sitt beste for det frivillige vervet man har påtatt seg.

Styremøter

Styret skal ha møte minst 6 ganger i året, og skal minst gjennomgå følgende saker på hvert møte:

  • Protokoll fra sist møte
  • Rapport fra daglig leder
  • Økonomi
  • Planlegge den nærmeste fremtid
  • Nye saker

Klubbens strategi, målsettinger, organisering og handlingsplaner utarbeides av styret og godkjennes av medlemmene på Årsmøtet. Årlige handlingsplaner skal utarbeides og danne grunnlaget for klubbens totalbudsjett.

Daglig leder har normalt også møteplikt på styremøter.

Styreleders hovedoppgaver

  • Organisere agenda for styremøter og lede møtene.
  • Overordnet ansvar for at styret utarbeider og videreutvikler strategi og planer i klubben.
  • Hovedansvarlig for kontakt med fotballkrets, NFF, idrettskrets og NIF i alle større saker.
  • Overgangsansvarlig (Se detaljerte oppgaver under Overgangsansvarlig).
  • Klubbens pressekontakt.
  • Ansvar for daglig drift, herunder oppfølging av administrative rutiner.
  • Arbeidsgiverrolle for ansatte i klubben
  • Presseansvarlig

Nestleders hovedoppgaver

  • Stedfortreder for leder.
  • Nestleder er  ansvarlig for politiattester med mindre Styret delegerer denne oppgaven til annen person. Se egen veiledning på  www.tjensvollfk.no/veiledning-politiattester/, en veiledning som eies og kan justeres av klubbens styre.
  • For øvrig andre oppgaver som styremedlem.

Økonomiansvarlig’s hovedoppgaver

Klubben skal ha en plan for økonomistyring og det er styrets plikt å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysningene. Frivillige skal få vite hvilke lover som gjelder, og hvilke rutiner klubben har. Klubben skal ha en plan for hvordan midlene forvaltes, hvem som har fullmakt til konti, hvordan håndteres dommerregninger og kjøreregninger etc. Økonomiansvarlig skal:

  • Rapportere økonomisk status på styremøtene, og foreslå tiltak dersom regnskapet viser vesentlige avvik fra budsjett
  • Lede og koordinere økonomiarbeidet og sørge for at dette gjennomføres i tråd med styre- og årsmøtevedtak.
  • Lede og koordinere budsjett.
  • Rapportere på styremøter, foreslå tiltak hvis det er vesentlige avvik fra budsjettet.
  • Sørge for at regnskapsfører rapporterer til økonomiansvarlig.
  • Ansvar for ajourførte medlemslister, utfaktureringer og utbetalinger.
  • Sørge for at å sikre klubben stabile inntektskilder.
  • Klubben sine inngående fakturaer skal attesteres av økonomiansvarlig før levering til daglig leder for anvisning og betaling. Dvs. at alle regninger skal signeres av to personer før betaling. Ved refusjoner av kontantutlegg skal det også signeres av to personer før betaling.
  • Kontantinntekter fra kiosksalg, loddsalg mv. skal alltid telles opp av to personer, og oppgjørsskjema fylles ut og signeres av to personer før pengene settes inn på konto (innleveres til banken).
  • Sørge for at laglederen rundt det enkelte lag kjenne til lovverk og klubbens regler. Sørge for at det ikke benyttes private bankkonti til lagskasser (dette er ikke lov) og at all økonomi bokføres i klubbens regnskap.

Sportslig leder eller Styrets annen koordinator mot Sportslig Utvalg og barneforball

  • Påse at styret har besatt alle roller i Sportslig utvalg.
  • Være bindeledd mellom styre og Sportslig utvalg.
  • Ansvarlig for at klubbens Sportsplan legges til grunn for gjennomføring av aktiviteten i klubben.
  • Er barnefotballens representant i styret med mindre Barneleder også sitter i styret hvor på Barneleder har dette ansvaret. Styret kan allikevel delegerer barnefotballens representant til annet styremedlem.
  • Fortrinnsvis ivaretas denne rollen av et styremedlem som også sitter i Sportslig Utvalg, eksempelvis Sportslig leder, Barneleder eller Ungdomsleder. Samme person skal ikke inneha rollen som både Styreleder og Sportslig leder, men Styreleder kan allikevel være styrets koordinator mot Sportslig Utvalg når Sportslig leder ikke selv er styremedlem.

Kvalitetsklubbansvarlig

  • Være klubbens kvalitetssikrer og kontaktperson mot krets.
  • Sørge for at kvalitetsklubbsystemet setter en standard på trenere, ledere og verdiarbeid i klubben.
  • Være pådriver i styret og klubben for øvrig, for å synliggjøre, tydeliggjøre, bevisstgjøre og konkretisere hva Norges Fotballforbund legger i god kvalitet i klubbens planverk og praksis.
  • Synliggjøre i klubben at systemet gir anerkjennelse til klubben om det arbeides bevisst med verdi- og utviklingsarbeidet.

Sekretær

  • Føre referater med møteprotokoll fra  styremøter.
  • Sørge for at godkjente møtereferat legges ut på  styrets nettside /www.tjensvollfk.no/styrearbeid/.

3.3 Sportslig Utvalg

Sportslig utvalg ledes av Sportslig Leder. Utvalget er beslutningsdyktig ved deltakelse fra Sportslig leder, Ungdomsleder og Barneleder (alle valgt av årsmøte). Utvalget trekker inn relevant kompetanse bla igjennom følgende roller:

  • Sportslig leder (og utdanningsansvarlig)
  • Barneleder
  • Ungdomsleder
  • Fairplay ansvarlig
  • Dommeransvarlig
  • Jenteansvarlig

De enkelte roller er beskrevet i egen veiledning:
www.tjensvollfk.no/veiledning-sportslig-utvalg/

Sportslig Utvalgs ansvar og oppgaver

  • Påse utvikling av sportslig kompetanse i klubben.
  • Følge opp og støtte trenerne i sammen med med den administrative Treneransvarlig/koordinator og daglig leder.
  • Utarbeide retningslinjer og hjelpemidler for det sportslige arbeidet i klubben (Sportsplanen) og påse at disse blir fulgt.
  • Sportslig utvalg eier Sportsplanen og reviderer denne fortløpende etter behov. Sportsplanen skal være iht NFF sine retningslinjer og bør i stor grad vise til etablerte metoder og kunnskapsbaser, som eksempelvis Treningsokta.no.
  • Sørge for at ledere og trenere får et utdanningstilbud som er i samsvar med klubbens behov/målsetting og sørge for at lagledere og trenere har kompetanse ihht minimumskrav i kvalitetsklubb.
  • Påse at trenerkompetanse i barnefotball og ungdomsfotball tilfredsstiller kravene.
  • Tilby og motivere til deltakelse på kurs. Koordinere kurs for trenere og ledere.
  • Utarbeide en skoleringsplan i egen klubb, samt ajourføre utdannings-/kurskartotek.
  • Påse at det arrangeres fotballskoler o.l. i klubbens regi.
  • Arrangere interne kurs i klubben, eventuelt i samarbeid med naboklubber om utdanningstiltak.
  • Veilede lagledelsen med å arrangere foreldremøter, med særskilt fokus på nye.
  • Sørge for ordninger for differensiering (som også bl.a. inkluderer hospitering).
  • Påse at klubben sine retningslinjer (Sportsplan mm) og aktivitet følger NFFs retningslinjer for barne- og ungdomsfotball. Noen stikkord her er kommunikasjon, spilletid, differensiering, hospitering, topping,  og jevnbyrdighet.
  • Påse at formaliteter fra fotballkretsen ivaretas ved tydelige rutiner for merking av baner, håndtering av dommerregninger og – ikke minst – at spilleregler og kampreglement er tilgjengelig.
  • Sportslig utvalg ved Sportslig Leder, Barneleder og Ungdomsleder bidrar i komite som ledes av Ansvarlig Banetildeling  for tildeling av nye treningstider.
  • Organisere og gjennomføre Trenerforum i samarbeid med daglig leder.
  • Legge til rette for at det tas ferdighetsmerker i klubben
  • Sørge for at møtereferat legges ut på  Utvalgets nettside www.tjensvollfk.no/sportslig-utvalg/.
  • Både Barneleder og Ungdomsleder tar oppgaver som gjerne forbindes med Trener- og Spillerutvikler.
  • Sportslig leder tar oppgaver som gjerne forbindes med Utdanningsansvarlig.

Møter i Sportslig Utvalg

Sportslig Utvalg møter minst 3 ganger i året, med prioritert deltakelse fra sportslig leder, barneleder og ungdomsleder (øvrige medlemmer trekkes med ved behov). Det bør gjerne være møter: vinter (før sesong), to om våren og to om høsten og møtene knyttes gjerne opp mot Trenerforum.

Trenerforum

Sportslig utvalg avholder Trenerforum minst 3 ganger i året (minstekrav i kvalitetsklubb), fortrinnsvis: vinter (før sesong), to om våren og to om høsten. Sportslig Utvalg sørger for nødvendig koordinering med Treneransvarlig. Se egen veiledning til Trenerforum på www.tjensvollfk.no/veiledning-trenerforum/, en veiledning som eies og kan justeres av klubbens styre.

3.4 Administrasjonen

I tillegg til ansatt daglig leder, er det også andre roller som ligger under administrasjonen. I motsetning til roller i Styret og Sportslig Utvalg kan flere av rollene i administrasjonen innehas av daglig leder i den grad andre frivillige ikke er tilgjengelig. Følgende roller ligger i administrasjonen:

  1. Daglig leder
  2. Oppstarts-og rekrutteringsansvarlig
  3. Overgangsansvarlig
  4. Treneransvarlig/koordinator
  5. Ansvarlig for banedisponering
  6. Materialforvalter
  7. Kiosk- og klubbhusansvarlig
  8. FIKS ansvarlig
  9. Ansvarlig for treningsøkta
  10. Nettredaktør

Rollene er beskrevet i egen veiledning:
www.tjensvollfk.no/veiledning-administrasjon/

Daglig leder og hovedansvarsområder

  • Daglig leder ansettes av Styret og hvor lønn og arbeidstid besluttes av Styret og nedfelles i en ansettelseskontrakt
  • Daglig leder kan ikke ha andre jobber, uten styrets godkjenning
  • Daglig leder har møteplikt og uttalelsesrett i Styret
  • Daglig leder er ansvarlig for den daglige operasjonelle driften av klubben, herunder også løpende utforming- og oppfølging av administrative rutiner.
  • Daglig leder har ansvar for at styrets medlemmer og alle tillitsvalgte i sentrale funksjoner, trenere og lagledere gjøres kjent med klubbens hjemmesider med vekt på Klubbhåndbok, Sportshåndbok og egenerklæring for avtale om frivillige innsats.
  • Som en breddeklubb med tilbud til alle, med sterk vekt på barne- og ungdomsnivået, vektlegges spesielt aktiviteter rettet inn mot barn og ungdom i Tjensvoll bydel, samt deres foresatte.
  • Daglig leder har ansvaret for å legge forholdene til rette for en effektiv drift av lagene, slik at det blir attraktivt og interessant for voksne å være ledere og støttespillere rundt de enkelte lag
  • Daglig leder skal kontinuerlig jobbe for å utvikle klubbens tilbud med hensyn til sportslig- og sosiale aktiviteter
  • Daglig leder skal gjennom inntektsbringende arbeid bidra til å dekke klubbens kostnader ved stillingen

3.5 Lag og lagledelse

I utgangspunktet danner jenter og gutter separate treningsgrupper, hvor hvert årskull har et eller flere lag som trener sammen. Det er gjerne en hovedtrener som koordinerer treningene med øvrige trenere/assistenter og påser at informasjon gis til spillere så vel som en samlet lagledelse.

Med lagledelse menes lagleder, trener og assistenter tilknyttet treningsgruppen. En treningsgruppe med flere lag har gjerne flere lagledere.

Lagledere tar seg av administrative oppgaver med laget. Trenere tar seg av trening og leder lagene i kamp. Assistenter hjelper til hvor det trengs.

Se egen beskrivelse av ulike roller i egen veiledning på www.tjensvollfk.no/veiledning-lagledelse/.

Avtale om frivillig innsats

Alle frivillige, deriblant nye trenere, lagledere og assistenter må melde seg ved å ta kontakt med daglig leder samt gjennomføre «Avtale om frivillig innsats i Tjensvoll FK», en egenmelding på nettside www.tjensvollfk.no/avtale-om-frivillig-innsats
Man må bla fremvise politiattest når oppgavene gjør at man kommer i kontakt med mindreårige eller mennesker med utviklingshemming.
Det viktig at gjeldende lagledelse informere nye frivillige om å melde seg.

Lagledelsens ansvar og oppgaver

  • Sette seg inn i og forholde seg til klubbens Sportsplan og Klubbhåndbok/veiledninger, lover og regler, samt vite hva det innebærer å være en fairplay-klubb etc.
  • Holde seg oppdatert via klubbens nettsider.
  • Prioritere deltakelse på klubbens Trenerforum.
  • Ansvarlig for spilleres oppførsel på trening/kamper og reiser samt ivareta Tjensvoll FK`s gode navn og rykte
  • Oppmuntre spillerne til egentrening.
  • Holde kontakt med spillere og foresatte.
  • Ha kjennskap til NFFs lovverk og reglement. Vedrørende uttak av spillere på laget henvises til klubbens sportsplan og NFFs reglement for de respektive alderstrinn.
  • Sette opp treningskamper.
  • Rette seg etter dommerens anvisninger, og på en rolig og behersket måte gi nødvendige beskjeder til egne spillere under kampens gang fra innbytterbenken.
  • Påse at oppvarming under kampen foregår bak eget mål, eller bak linjedommer på samme side som reservebenken, og at all oppvarming foregår uten ball og ikke i spillerdrakt.
  • Sørge for at spilleren ikke har på seg noe som kan være farlig for verken dem eller andre når de er på banen.
  • Påse at spillerne er korrekt antrukket.
  • Alt nødvendig utstyr skal være på plass i forbindelse med trening og kamper.
  • Møteplikt på ledermøter innkalt av klubbens ledelse.
  • For hver sesongs kalenderår skal det gjennomføres foreldremøter (alle har møteplikt) før sesongstart og ved sesongslutt. Se veiledning www.tjensvollfk.no/veiledning-foreldremoter/.
  • Følge klubbens utdanningsplan og gjennomføre nødvendige kurs.
  • Følge klubbens etikk og holdningskrav.
  • Påse at det blir tatt vare på verdisaker.
  • Se til at garderobeanlegg, klubbhus og andre møtelokaler som blir brukt forlates ryddig.
  • Skrive lagets årsrapport, se egen veiledning www.tjensvollfk.no/veiledning-arsrapporter/

Ulike roller i lagledelsen er beskrevet i egen veiledning:
www.tjensvollfk.no/veiledning-lagledelse/

3.6 Valgkomite

Som pålagt i Lov for Tjensvoll FK, årsmøte velger på fritt grunnlag, etter innstilling fra styret, en valgkomite bestående av komitèens leder samt to medlemmer og ett varamedlem.

  • Oppnevnes av Årsmøtet, og rapporterer til Årsmøtet
  • Valgkomiteen har ansvaret for å innstille til Årsmøtet navn på kandidater til klubbverv som skal velges på Årsmøtet. Kandidater med informasjon/begrunnelse legges ut til medlemmer i forkant av Årsmøte, sammen med øvrig dokumenter til Årsmøte.
  • Medlemmene i valgkomiteen har møterett i styremøtene og skal motta innkalling og møtereferater på lik linje med styremedlemmer.
  • Medlemmene i valgkomiteen er aktive i klubbmiljøet for å få oversikt over gode kandidater til verv i klubben
  • Medlem av valgkomité som selv blir kandidat til verv, plikter å tre ut av valgkomiteen.

Se for øvrig veiledning for Valgkomite på www.tjensvollfk.no/veiledning-valgkomite/, en veiledning som eies og kan justeres av klubbens styre.

3.7 Revisor

Årsmøte velger revisor bestående av to medlemmer. Revisors ansvar er å gjennomføre revisjon ved å vurdere årsregnskapet og vurdere om styret har oppfylt sine forpliktelser. Etter revisjon av idrettslagets regnskap, utarbeider valgt revisor en revisjonsberetning til årsmøte. Revisor har talerett på årsmøtet i saker som ligger innenfor sitt arbeidsområde.

Ettersom idrettslaget har en årlig omsetning på mindre enn kr 5 millioner, skal laget følge NIFs regnskaps- og revisjonsbestemmelser, med mindre styret beslutter å følge regnskapsloven. Informasjon om revisors oppgaver og maler for rapportering finnes hos NIF:
www.idrettsforbundet.no/klubbguiden/klubbokonomi/revisjon/

3.8 Regnskapsfører

Årsmøte velger regnskapsfører eller alternativt delegerer dette til styret. Klubben setter vanligvis ut regnskapsføring til ekstern regnskapsfører.

3.9 Komitéer og arbeidsgrupper

Klubben benytter seg av ulike komiteer som oppnevnes av Årsmøtet eller Styret:

  • 17.mai komité
  • Anleggskomité
  • Turneringskomité
  • Fotballskolen
  • Jenter i fokus

Med unntak av valgkomité som er beskrevet her i klubbhåndboken er øvrige komiteer og arbeidsgrupper beskrevet i egen veiledning:
www.tjensvollfk.no/veiledning-komiteer/

4. Økonomi

Klubben har en økonomiplan for hvordan økonomiske midler forvaltes, kontroll over hvem som har fullmakt på kontoer, hvordan dommerregninger etc. håndteres og økonomistyringen i Tjensvoll FK skal utføres.

Den overordnede økonomistrategi er at drift og investeringer skal være selvfinansiert gjennom sponsoravtaler, tilskudd, treningsavgifter, gavemidler, inntektsbringende tiltak (som lodd, salg av toalettpapir, cup, dugnader o.l.).

Klubben utarbeider årlig et budsjett for kommende år. Det budsjetteres på kontonivå, dvs. på et mest mulig detaljert nivå og tilsvarende som i regnskapet (slik at avvik lett kan følges opp). Budsjettet baseres på forsiktighetsprinsippet og med bakgrunn i reelle tall fra foregående regnskap og budsjett.

Se eget vedlegg for detaljert økonomiplan på www.tjensvollfk.no/okonomiplan/

SKAL NOE AV TEKSTEN UNDER FLYTTES TIL ØKONOMIPLAN ?

Dugnader

Klubben er avhengig av medlemmenes dugnadsinnsats for å drive klubben, i tillegg til betaling av medlemskontingent, lotteri og egenandeler ved turneringer.

 Kontingent

  • Medlemskontingent fastsettes årlig av Årsmøtet.
  • Giro sendes registrerte medlemmer per februar hvert år
  • Medlemmer som ikke betaler, har ingen rett til å trene eller spille kamper
  • 50 % rabatt ved oppstart før høstsesongen
  • Styret og trenere/lagledere i klubben betaler ikke kontingent for seg selv.

Dugnader

  • Medlemmer/foresatte plikter å delta på en (1) dugnad pr år for klubben, alternativt kjøpe seg fri, se nettsidene til Tjensvoll FK for beløp. Dersom man ikke har utført pålagt dugnad mottas giro for dugnad med forfall 1/12
  • Lag som på eget initiativ skaffer dugnader/sponsorinntekter til eget lag må informere klubbledelsen i forkant av dugnaden, og inntekten fordeles med 30 % til klubben og 70 % til laget
  • Dugnader for eget lag kommer i tillegg til klubbens dugnad
  • Medlemmer med foreldre i styret eller som er trener/lagleder i klubben ansees å gjøre sin dugnadsinnsats her, og er således fritatt for dugnad

 Sponsorer

  • Daglig leder har ansvar for alt sponsorsalg i klubben. Dersom lag skaffer egne sponsorer må dette tas i samarbeid med daglig leder
  • Ingen kan sette logo på spillertrøyer. Profilering på klubbekledning og andre klubbeffekter skal alltid avtales med daglig leder og være i tråd med klubbens vedtekter
  • All sponsorinntekt på lagnivå fordeles med 30 % til klubben og 70 % til laget

Lotteri

  • Klubben har loddsalg 1-2 ganger pr år
  • Hovedlotteriet starter normalt i august hvert år
  • Alle medlemmer (5-13 år) er pålagt å selge lodd i hovedlotteriet, grupper over denne alderen utfører en ekstra dugnad

 Oppgjør for reiser lokalt

  • Fergekort, som oppbevares av daglig leder, skal benyttes når dette er mulig (Ryfylke/Bokn)
  • Ferjebilletter vil bli refundert, mot kvitteringer levert daglig leder
  • Bompenger til kamper på Finnøy blir refundert
  • Foresattes bruk av bil for transport av spillere til/fra kamper dekkes ikke

 Økonomisk støtte til lag

  • I forbindelse med turneringer med overnatting, gir klubben en lederstøtte slik:
    • opp til 1 leder pr 5er lag
    • opp til 2 ledere pr 7er lag
    • opp til 3 ledere pr 11er lag
  • Reisetilskuddet er kr 1.000,- pr leder for turer til utlandet, og kr 500,- innenlands
  • Klubben dekker påmeldingsavgiften for tre turneringer pr. år inkl. egen turnering

5. Informasjon og kommunikasjon

Klubbens nettside er viktigste informasjonskanal (www.tjensvollfk.no). Alle lag har nettside og lagledelsen skal holde denne oppdatert. Administrasjonen, Sportslig Utvalg og Styret legger fortløpende ut relevant informasjon på nettsidene. Noe informasjon kan begrenses vha passord. Det foreligger også et klubbpassord som skal være allment kjent blant medlemmene, noe som kan gjøre informasjon mindre tilgjengelig, også fra søkemotorer som Google.

Klubbens Facebook brukes til mer tilfeldig og ustrukturert informasjon. Dersom lag har egen Facebook side må denne være tilgjengelig for hele laget og gjøres kjent på lagets klubbside. Klubben er mer tjent med å ha mer informasjon på klubbens nettsider og mindre informasjon på separate Facebooksider.

Klubben har også anledning til å sende ut både epost og SMS til sine registrerte medlemmer/frivillige.

6. Rekruttering

Alle som ønsker skal være velkommen til vår klubb. Klubben har en egen Oppstarts- og rekrutteringsansvarlig. Overordnet fokus ved rekruttering skal være et lavterskeltilbud i trygge omgivelser. Nye årskull rekrutteres det året gutter og jenter starter på barneskolen, eller tidligere. Klubben respektere gjeldende grenser mellom naboklubber når man driver aktivt rekrutteringsarbeid.

Se eget vedlegg for detaljert rekrutteringsplan: www.tjensvollfk.no/rekrutteringsplan/

7. Utdanning og kompetanse

Det er avgjørende at trenere får tilgang til den kompetansen vervet krever. Bedre kvalifiserte trenere gir bedre fotballaktivitet for barn og ungdom. En kvalitetsklubb har god kompetanse i nøkkelrollene og det stilles krav til formell kompetanse. Klubben tilrettelegger for at frivillige får tilbud om kurs.

Klubben vektlegger at alle tillitsvalgte og trenere skal ha en kompetanse tilpasset klubbens behov/målsetninger. Klubben dekker kursavgifter og litteratur. Alle lagledere og trenere skal ha gjennomgått Klubbhåndboken og Sportsplanen før sesong start.

Klubben satser på lederkompetanse og tilbyr tillitsvalgte og andre frivillige muligheter for å delta på kurs og andre tiltak for å heve lederkompetansen i klubben.

Relevante kurs

  • Fotballlederkurs
  • Barnefotballkevelden
  • Ungdomsfotballkvelden
  • NFF C-lisens
    • Delkurs 1: Barnefotballkurset
    • Delkurs 2: Barnefotball – flest mulig med kvalitet
    • Delkurs 3: Mot ungdom – lengst mulig
    • Delkurs 4: Ungdom – flest mulig – best mulig

Trenerkompetanse

  • I barnefotballen må én registrert trener for hvert lag i det minste gjennomføre barnefotballkvelden, og én person i hver treningsgruppe (jente- og guttealderstrinn) må ta minst ett av de fire NFF C-Lisens delkursene. Et delkurs som omfatter barnefotball kan tas som alternativ til barnefotballkvelden.
  • I ungdomsfotballen må én registrert trener for hvert lag i det minste gjennomføre ungdomsfotballkvelden, og én person i hver treningsgruppe (per jente- og gutte alderstrinn) må ta full NFF C-Lisens med alle 4 delkurs. Et delkurs som omfatter ungdomsfotball kan tas som alternativ til ungdomsfotballkvelden.
  • Et flertall i styret skal gjennomføre minst ett NFF Leder kurs.
  • Sportslig leder, Barneleder og Ungdomsleder bør ha full NFF C-lisens, eller de delkurs som er mest relevant i tilfelle barn- og ungdomsleder.

Klubben har en oversikt over alle frivillige og formell kompetanse bør regelmessig oppdateres i samme liste, også ved at den enkelte selv melder fra når det er endringer:
hwww.tjensvollfk.no/frivillige/

Det oppfordres til at trenere på nærliggende alderstrinn samarbeider og utveksler erfaringer, gjerne ved at trenere av høyere alderstrinn hospiterer ned til lavere alderstrinn.

8. Planer, målsettinger, utdanning og krav

Sportslige planer og målsettinger

  • Basert på klubbens sportsplan og rammer gitt i Klubbhåndboka setter lagledelsen opp planer og målsettinger (sportslig og sosialt) for sesongen, og gjennomgår disse med spillerne og foresatte (gjelder barne- og ungdomsseksjonen) i forkant av sesongen.

NFF ferdighetsmerke

  • Sportslig utvalg i samarbeid med de enkelte lag, legger opp til at de ulike barnelag kan få ta disse merkene.

Miljømessige planer og målsettinger

  • Klubben er av Stavanger Kommune tildelt en stilling som barne- og ungdomssekretær i bydelen ta med i org kart (gjelder dette enda?)
  • Hovedmålet er å etablere et trygt og godt sosialt miljø som holder barna borte fra og forebygger negative aktiviteter
  • Hvert lag skal ha flere sosiale aktiviteter med spillerne; aller helst supplert med aktiviteter sammen med foresatte (i barne- og ungdomsseksjonen)
  • Alle lag fra 11 år (13 år utlandet) til og med junior skal få mulighet til å delta i minst en turnering/tur med overnatting pr. sesong (eks. sommerturnering)
  • Legg vekt på å trekke foresatte med i lagets gjøremål
  • Både grunnskolen og videregående skole arrangerer møter med foresatte, og våre oppmenn/lagledere plikter å gjøre det samme
  • På disse møtene bør følgende dekkes:
    • Presentasjon av klubben
    • Presentasjon av laget
    • Presisering av hva som vektlegges i laget
    • Målsetninger – hva driver vi med
  • Daglig leder eller repr. fra styret kan stille på møter om dette er ønskelig

 Klubben skal:

  • Sørge for utdanning
  • Støtte laglederne/oppmennene og trenerne i arbeidet
  • Skape innsikt og samarbeid mellom oppmennene/laglederne/trenerne
  • Sørge for lokaler, treningsforhold, sosiale og sportslige aktiviteter
  • Sørge for egnet utstyr i form av drakter, baller etc.

Ledere skal:

  • Ikke sette egne mål foran spillernes
  • Være forbilde og vise rettferdighet
  • Ha og vise respekt for dommere
  • Være lojale mot klubbens mål og følge etikk og holdningskrav
  • Ikke benytte seg av rusmidler når en representerer klubben
  • Ha kjennskap til NFFs regler
  • Ha kontakt med foresatte
  • Ha godkjent politiattest når kontakt med barn under 18 år.

Lagkapteinen skal:

  • Lagkaptein skal i samarbeid med dommer medvirke til at kampen gjennomføres etter reglenes ånd og bokstav
  • Lagkaptein skal være bindeleddet mellom sine spillere og dommeren under kamp
  • Lagkaptein skal hjelpe til med at spillerne retter seg etter dommerens avgjørelser
  • Lagkapteinen velges av lagleder/trener og spillerne sammen (fra 13 år)

 Spillerne skal:

  • Ha orden over eget og klubbens utstyr
  • Leggbeskyttere SKAL brukes både på trening og kamp
  • Ha respekt og toleranse ovenfor både med- og motspillere, samt ledere
  • Ha god disiplin og oppførsel
  • Avstå fra bruk av rusmidler når en representerer klubben
  • Vise ærlighet, både mot seg selv og andre
  • Vise positive holdninger vis à vis dommere
  • Vise høvisk oppførsel; d.v.s. god folkeskikk
  • Følges ikke etablerte spilleregler vil dette få konsekvenser for den enkelte spiller og leder, og i enkelte tilfeller laget
  • Styret avgjør i hvert enkelt tilfelle straffereaksjoner mot ledere
  • Ved brudd på regelen om ikke å bruke rusmidler f.eks. i forbindelse med turneringer vil dette føre til at foresatte blir informert
  • Videre vil dette kunne føre til hjemsending på egen regning og andre straffetiltak som bekjentgjøres for spiller og foresatte før det aktuelle arrangement

Foresatte skal:

  • Delta etter evne for sitt lag og Tjensvoll FK når det gjelder leder- og treningsoppgaver, transport, inntektsbringende aktiviteter og sosiale tiltak
  • Vise respekt for oppmenn/lagledere, trenere, spillere, motstandere, dommere etc.
  • Ikke nyte rusmidler når de deltar sammen med klubben
  • Vise vilje til å ta imot tilbud om lederutdanning

9.  Utstyr og materiale

Klubben har en standard for utstyr til lagene, se gjeldende oversikt for Utstyr til lag. Ta kontakt med Materialforvalter for å supplere.

Materialforvalter har en oversikt over utstyr som tilhører klubben og sørger for at lagene kan få nødvendig utstyr som klubben skal tildele iht. utstyrsliste. Materialforvalter koordinerer anskaffelser av utstyr i samarbeid med daglig leder og sportslig utvalg. Lagene varsler før sesongstart og bes melde fra behov.

  • Baller og annet utstyr til lagene er tilgjengelig iht gjeldende utstyrsliste. Det er trenerne som har ansvar for å holde alt utstyr i orden.
  • Lagleder sørger for spillerdrakter (overdel) til det enkelte lag via materialforvalter. For å unngå at drakter forsvinner skal lagleder sørge for at spillere som slutter leverer tilbake klubbens utstyr.
  • Trenere får overtrekksdrakt gratis i samråd med materialforvalter.
  • Klubbvimpel benyttes som en gest til møtende lag i sluttspill i cuper/turneringer, eller ved andre spesielle anledninger. Har du behov for vimpel, tas det kontakt med materialforvalter
  • Tjensvoll FK har avtale med fast utstyrsleverandør. Overtrekksdrakter og annet utstyr kjøper gjerne den enkelte selv. Som medlem får du rabatter på fotballutstyr. Lagene har ikke anledning til å foreta innkjøp på klubbens regning. Se egen side om klubbartikler.

10. Orientering om utmerkelser

Klubben deler ut en rekke utmerkelser for innsats i klubben:

  • Årspremie
  • Utmerkelse ved mange spilte kamper
  • Årets spiller Utmerkelse for 5 og 10 års aktivitet
  • Fair play
  • Utmerkelse til lag som vinner serien
  • Innsatspokal
  • Æresmedlemskap