Økonomiplan

Økonomiplan Tjensvoll FK

 (økonomiplan fra Kjell 6. oktober 2016)

Klubben har gjennom denne planen for hvordan økonomiske midler forvaltes, kontroll over hvem som har fullmakt på kontoer, hvordan dommerregninger etc. håndteres og økonomistyringen i Tjensvoll FK skal utføres.

1.    Økonomiske prinsipp

Den overordnede økonomistrategi er at drift og investeringer skal være selvfinansiert gjennom sponsoravtaler, tilskudd, treningsavgifter, gavemidler, inntektsbringende tiltak (som lodd, salg av toalettpapir, cup, dugnader o.l.).

2.  Budsjett

Klubben utarbeider årlig et budsjett for kommende år. Det budsjetteres på kontonivå, dvs. på et mest mulig detaljert nivå og tilsvarende som i regnskapet (slik at avvik lett kan følges opp). Budsjettet baseres på forsiktighetsprinsippet og med bakgrunn i reelle tall fra foregående regnskap og budsjett.

3.  Dugnader

Klubben har faste felles dugnader; turnering, dorullsalg Klubben stiller seg positiv til lagsdugnader slik at man kan spare til cupdeltagelse. Lagsdugnader skal ikke konkurrere med klubbens faste dugnader og sponsorer. Det er innført 80/20 deling på lagsdugnad der beløp overstiger  kr10.000,-

4.    Regnskap

Økonomileder er ansvarlig for å fremlegge regnskap for styret. Regnskapet følger kontantprinsippet, dvs. at inntekter og kostnader bokføres i den regnskapsperiode (år) der posten har oppstått. Klubben har engasjert et regnskapsfirma som fører regnskapet og kjører ut kvartalsvis regnskapsrapport på forespørsel fra økonomileder. Klubben har engasjert en ekstern revisor for gjennomgang av regnskapet. Regnskapsåret følger kalenderåret.

5.    Bruk av bankkonto

Bankkontoen disponeres av styreleder og økonomileder. Alle utbetalinger signeres av 2 stk i styret.

6.    Kontanthåndtering

Klubben har en målsetning om å begrense kontanthåndtering mest mulig og betalingsterminal leies inn og blir benyttet der det er praktisk mulig. Økonomileder er ansvarlig for kontanthåndtering sammen med arrangement ansvarlig. Vedrørende arrangement som genererer kontantinntekter følges følgende rutiner:

  • Arrangementsansvarlig gir beskjed til økonomileder om bestilling av veksel i bank. Veksel leveres til arrangement ansvarlig.
  • Arrangementsansvarlig og en person til, teller opp pengene i kassen daglig.
  • Kontantene legges i bankposer, med påført beløp på bankskjemaet. Originalbankskjema legges sammen med kontantene i posene, og kopien beholdes som regnskapsbilag.
  • Avstemming bankterminal må kjøres ved arrangementets slutt. Bilaget legges ved kassaoppgjøret. Beløpet skal stemme med det beløpet som kommer inn i banken.
  • Etter arrangementets slutt, fører arrangementsansvarlig og en person til kontantbeløp, utlegg, og beløp fra avstemt bankterminal inn i kassaoppgjørsskjemaet (som skal bruks som regnskapsbilag). Kopi av bankskjema, kvitteringer fra utlegg betalt med penger fra kasse legges ved kasseoppgjørsskjema. Kassaoppgjør skjema skal fylles ut og signeres av 2 personer.
  • Arrangementsansvarlig leverer alle kontanter og kassaoppgjørsskjema med vedlagte bilag til daglig leder ved første mulighet.
  • Daglig leder setter pengene inn i banken, og leverer bilagene til regnskap for bokføring.

7.    Regningsbetaling

Klubben sine inngående fakturaer attesteres alltid av 2 stk. Ved refusjoner av kontantutlegg signeres det av to personer før utbetaling av daglig leder.

8.    Innkreving

Klubben benytter  Medlemsnett for fakturering av medlemsavgift, samt innkreving av penger i forbindelse med salg av f.eks. toalettpapir, lodd og utleie av klubbhus etc. Dette for effektivisering av rutiner mht. fakturering, innkreving, kontroll og oppfølging.

Fakturagebyr er satt til kr 20,-. Innkreving gjøres kun til klubbens bankkonti, fortrinnsvis hovedkonto. For at fakturering av trenings- og medlemsavgift skal fungere må sportslig leder skaffe til veie oppdaterte spillelister til daglig leder. Spillelistene må inneholde spillernavn, navn på foreldre, adresse og epostadresse.

9.    Lagkasse

Ingen lag har lov til å ha penger på private kontoer. Klubben kan opprette egne kontoer for de enkelte lag som har slike behov. Ta kontakt med Daglig leder.

10. Lagstøtte

Etter avtale med Daglig Leder og Økonomiansvarlig.

11. Bilgodtgjørelse/ reiseregning/ honorar/ utlegg

Trenere og tillitsvalgte som i kontrakt har avtale om lønn og/eller å få dekket utgifter til kjøring, plikter å levere godkjente bilgodtgjørelsesskjema før bilgodtgjørelse utbetales.

Ved krav om bilgodtgjørelse skal utarbeidet standardskjema for dette benyttes. Skjema fås ved henvendelse til økonomileder. Standardskjema skal utfylles med påkrevd informasjon for å kunne beregne korrekt kilometergodtgjørelse. Ferdig utfylt skjema signeres, overleveres daglig leder  for kontroll og attestasjon samt kontroll i forhold til om dette dekkes av inngåtte kontrakter.

12.  Økonomisk ansvar

Styret har blitt tildelt følgende fullmakter:

  • Disponere klubbens midler til det beste for klubbens medlemmer og aktive.
  • Inngå avtaler med spillere og trenere innenfor en økonomisk ramme som er vedtatt i styret.

13.                   Forankring

Økonomiplan er forankret i styret som evalueres og godkjennes årlig. Planen er implementert i alle lag gjennom en orientering på et årlig lagledermøte sammen med Sportslig leder og gjort tilgjengelig på klubbens hjemmesider.

14.                   Revisjon

Årets plan ble gjennomgått og godkjent av styret xx.xx.xxxx og planen skal gjennomgås og revideres årlig.

Styret