Veiledning – Administrasjon

I administrasjonen inngår følgende roller (se forøvrig også Klubbhåndbok):

  1. Daglig leder
  2. Oppstarts-og rekrutteringsansvarlig
  3. Overgangsansvarlig
  4. Treneransvarlig/koordinator
  5. Ansvarlig for banedisponering
  6. Materialforvalter
  7. Kiosk- og klubbhusansvarlig
  8. FIKS ansvarlig
  9. Ansvarlig for treningsøkta
  10. Nettredaktør

Daglig leder

Daglig leder er ansvarlig for den daglige operasjonelle driften av klubben, herunder også løpende utforming og oppfølging av administrative rutiner.

Som en breddeklubb med tilbud til alle vektlegges spesielt aktiviteter rettet inn mot barn og ungdom i bydelen.

Daglig leder har ansvaret for å legge forholdene til rette for en effektiv drift av lagene, slik at det blir attraktivt og interessant for voksne å være ledere og støttespillere rundt de enkelte lag.

Daglig leder skal, i samarbeid med styret, kontinuerlig jobbe for å utvikle klubbens tilbud med hensyn på sportslige- og sosiale aktiviteter.

Utføre administrative oppgaver som (men ikke begrenset til):

  • Overordnet ansvar for å påse at FIKS oppdateres og følge opp FIKS ansvarlig som nødvendig. Daglig leder er selv gjerne FIKS ansvarlig.
  • Myndighetsrapportering og myndighetskontakt.
  • Utfakturering av ulike aktiviteter og andre inntekter (sponsor, dugnader etc)
  • Korrespondanse
  • Utbetalinger i henhold til klubbens regelverk
  • Arkivering
    • Sponsorkontakt og avtaler
    • Integreringsprosjekt
    • Søknad om alle typer midler og inntekt med fordeling.
    • Anleggsrelatert kommunikasjon
    • Møtereferater ?
    • Hvem og hvordan håndteres årsreferater?
    • DAN INPUT, OGSÅ HER J
  • Være klubbens kontaktledd og stå for barne- og ungdomsaktiviteter i bydelen i samarbeid med Fritidskontoret i Stavanger Kommune, skolene i bydelen,  Bydelsadministrasjonen og øvrige myndigheter. RELEVANT?
  • Støtte opp under lagaktiviteter, legge forholdene til rette for arbeidet i lagene og bistå lagledelsen med organisering av sportslige og sosiale aktiviteter. ERSTATTES AV STØTTE TIL XXX og YYY.
  • Bistå ved organisering av lagenes deltakelse på sommerturneringer.
  • Lede og utføre inntektsbringende arbeid. ???
  • Inngå sponsor- og reklameskiltavtaler.
  • Skaffe dugnadsjobber.
  • Koordinere loddsalg/salg av fordelskort etc, og utvikle nye konsepter.
  • Bistå turnerings-/serie-/arrangementsansvarlig ved gjennomføring og utvikling av turneringer.
  • Daglig leder har myndighet til å disponere klubbens midler innenfor rammen av budsjettet, i samråd med økonomiansvarlig.
  • Daglig leder har beslutningsrett i saker som faller innenfor klubbens handlingsplaner og strategi angående den daglige driften.
  • Daglig leder har ingen beslutnings myndighet i saker som gjelder sportslige forhold.
  • Daglig leder uttaler seg ikke til media, men henviser til Styrets leder.
  • Daglig leder rapporterer til Styret. Avgjørelse i saker som ligger utenfor Daglig leders myndighet skal tas av styret styrets leder
    dersom saken ikke er av en slik karakter at det kreves et styrevedtak.
  • Daglig leder skal løpende orientere styret om saker som er vesentlige for klubbens drift, eller som påvirker vedtatte planer og strategier.
  • Daglig leder rapporter til styret og deltar på de fleste styremøter.
  • Koordinerer med styreleder og hjelper til med innkalling til styremøter og nødvendig dokumentasjon i forkant.
  • Å være en støttespiller til Sportslig utvalg med rett til å være med på møter.

Oppstarts-og rekrutteringsansvarlig

Målet er å etablere en lagledelse som fungerer bra og som har en sterk foreldregruppe i ryggen. Den oppstartsansvarlige skal kjenne til klubbens visjon, verdier, mål og handlingsplaner og ha tilstrekkelig  fartstid i klubben for å kunne opptre som en god ambassadør for klubben. Dette er en viktig oppgave og hvis planen her ikke fungerer i praksis så må denne justeres!

  • Oppstartsansvarlig tar kontakt for å rekruttere nye medlemmer i i nærmiljøet innenfor klubbens område. Ved kontakt med skole og barnehager må invitasjon knyttes til et kostnadsfritt tiltak/arrangement. Klubben skal respektere innarbeidet grenser med naboklubbene og så langt det går prøve å bli enige og ha en god dialog.
  • Oppstartsansvarlig har et ansvar for å kartlegge og rekruttere trenere og støtteapparat til de nye årskullene som ikke allerede er representert i klubben.
  • Oppstartsansvarlig skal involvere barneleder/ungdomsleder i en tidlig fase og få god dialog med foresatte.
  • Som anbefalt av NFF har klubben faste tidspunkt for oppstart av nye årganger. Det tas kontakt med aktuelle skoler og barnehager. For 5’åringene sin del så bør de starte opp i juni, også fordi dette er et naturlig tidspunkt å ta kontakt med barnehagene.
  • Oppstartsansvarlig tar ansvar for de første treningene og etablere lagledelse og etablerer kontakt til barneleder/ungdomsleder for en felles forståelse av treningskultur. Oppstartsansvarlig sørger da for at nødvendig utstyr er tilgjengelig. Hvis det i en oppstartfase er aktuelt å dele årskullene inn i mer «faste» lag skal oppstartsansvarlig være involvert slik at dette utføres iht sportsplanen.

Overgangsansvarlig

Dersom en spiller ønsker å melde overgang til en annen klubb, er prosessen for dette regulert i NFFs «Overgangsreglement». For å sikre at en slik overgang skal skje på en ryddig måte, er det viktig at overgangsansvarlig  kjenner til rutinene i slike saker og en korrekt og ryddig overgang.

  • En overgang krever at en del formalia skal være på plass.
  • Gammel klubb kan stoppe en overgang dersom en spiller har uoppgjorte forpliktelser til klubben.
  • Overgangen gjennomføres elektroniske i FIKS.
  • Overgangsansvarlig gis ansvar til å opprette forespørsler/overganger, og også godkjenne overganger fra egen klubb.
  • Fotballforbundet krever at styret i hver klubb gir én til to personer tilgang til FIKS.er de frivillige i klubben med informasjon verv/roller, formell/uformell
    kompetanse og kontaktopplysninger.

Treneransvarlig/koordinator

Denne funksjonen ivaretas vanligvis av daglig leder.

Gir førstelinje support til trenere og lagledere i sportslige og praktiske spørsmål, og henvise til andre i administrasjonen eller sportslig utvalg som nødvendig.

  • Sørge for at lagene har trenere og lagledere.
  • Rekruttering av nye trenere.
  • Påse at sportsplanen legges til grunn for gjennomføring av aktiviteten i klubben.
  • Bidra til Trenerforum ifh administrative saker som medlemsnett o.l. (Sportslig Utvalg håndterer sportslige saker).
  • Sørge for at trenere og lagledere benytter nettbasert avtale om frivillig innsats, en egenerklæring, hvor de påtar seg vervet og utfører den iht klubbens visjon. Den brukes i forbindelse med nye frivillige eller endring av rolle.

Ansvarlig for banedisponering

Treningstider for en ny periode fastlegges av ansvarlig for banedisponering, sportslig leder, barneleder, ungdomsleder og daglig leder, men hvor trener for alle lag får mulighet til å gi innspill før endelig beslutning.

Dette gjennomføres vanligvis tidlig på nyåret år etter at klubben har fått ny tildeling av banetid og etter påmelding av alle lag i serien er avklart og etter at kretsen har gitt ut oversikt over hvilke dager ulike lag skal spille på.

SKAL VI DEFINERE OVERORDNEDE PRINSIPPER FOR TILDELING ?

  • Ansvarlig banedisponering sørger for at nødvendige møter blir avholdt for å fastlegge nye treningstider. Dette involverer forberedende møte i komité, felles møte med trenere og konkluderende møte i komité.
  • Til en hver tid ha en full oversikten over klubbens treningstider og kamper og sørge for at mest mulig gjøres tilgjengelig på nettsidene for alle i klubben.
  • Legge til rette for gode rutiner slik at endringer kommuniseres ryddig mellom trenere/ lagledere og banedisponeringsansvarlig.
  • Legge til rette for at hele årstrinn kan trene sammen.
  • Prøve å få til treningstider som legger til rette for samarbeid ved at aktuelle lag får mulighet til å enten trene samtidig  eller å kunne hospitere ved at eks 12 og 13 åringer trener på ulike dager. Vær obs på at det her kan ligge en konflikt dersom slike samarbeid går ut over treningene med eget lag.

Materialforvalter

  • Ha oversikt over utstyr til tilhører klubben.
  • Sørge for at lagene har nødvendig utstyr som klubben skal tildele og får kjennskap til hva som er tilgjengelig.
  • Koordinere anskaffelser av utstyr i samarbeid med daglig leder og sportslig utvalg.
  • Gjennomføre årlig vareopptelling
  • Det foreligger en standard utrustning til lag i ulike alderstrinn beskrevet i en egen veiledning: www.tjensvollfk.no/utstyr-til-lag/

Kiosk- og klubbhusansvarlig

Et åpent og tilgjengelig klubbhus er viktig for å bygge klubbfølelse og identitet. Samtidig må det være regler for å ivareta sikkerhet og ansvarsforhold i den daglige bruk.
Klubbhuset er ikke tilrettelagt for utleie. Daglig leder kan bare unntaksvis låne bort klubbhuset til medlemmer for annen bruk.

  • Tilrettelegge for at klubbhuset er mest mulig tilgjengelig for klubbens medlemmer.
  • Motivere lag til å bruke kiosk ifb sine hjemmekamper.
  • Tilrettelegge for utlån av klubbhus (utlån koordineres av daglig leder vha egen kalender på nett).
  • Sørge for at alle etablerte regler for bruk av kiosk og klubbhus gjøres kjent og er godt synlig i klubbhuset.
  • Bistå daglig leder med å få på plass regler og rutiner (ordensregler, innkjøprutiner, kiosksalg, bruk og utlån)
  • Ansvar for å etablere innkjøpsrutiner og følge disse.
  • Kjøpe inn varer til videresalg i samråd med dagligleder.
  • Inntekter og utgifter i samråd med dagligleder.
  • Månedsrapportering av utgifter/ inntekter til dagligleder.
  • Rapportere avvik (tyveri, svinn, ulåst dør, åpne vinduer, spor etter skadedyr etc).
  • Opprettholde daglige rutiner som ivaretar helse, miljø og sikkerhet. Det være seg å fjerne all boss i sikker avstand fra bygning, ha kontroll på temperatur i kjøkeskap/fryseskap også ved bortfall av strøm, at ovner ikke tildekkes, at forbruksstrøm på kjøkken tas fra tidsstyrt kontakt, at vinduer og dører låses osv. Det er forbud mot all levende lys (og selvsagt forbud mot røyking i all nærhet til klubbhuset). Det foreligger et eget skriv for klubbhus-regler:
    www.tjensvollfk.no/klubbhusregler/

FIKS ansvarlig

  • Forankring – påse at klubbens ledelse til en hver tid kjenner til alle påkrevde FIKS-oppgaver.
  • Brukeradministrasjon – påse at klubben til en hver tid har personer i klubben med nødvendige ”tilganger” til FIKS.
  • Brukeropplæring – påse at personer med tilgang til FIKS innehar riktig kompetanse til å utføre påkrevde oppgaver. Dette gjøres i samarbeid med fotballkretsen.
  • Personer iht org.plan må være registrert korrekt I FIKS

Ansvarlig for treningsøkta

Brukeradministrasjon, vedlikehold og registrere av brukere på Treningsøkta.no. Alle trenere skal ha tilgang.

Nettredaktør

Nettsidene er et sentralt verktøy i klubben og nødvendig kompetanse bør besittes av mer enn én person. Det bør være to personer med nødvendig tilgang og kompetanse til å tre inn ved behov.

  • Ansvar for å å holde nettsidene i gang og mest mulig oppetid.
  • Vedlikeholde brukere og gi nødvendige tilgang.
  • Kunne rapportere noe statistikk om hvordan nettsidene brukes.
  • Ukentlig sikkerhetskopi hvor man kan gå tilbake i tid ved større og uforutsette problemer.
  • Holde WordPress oppdatert med nye versjoner.
  • Vurdere nye funksjoner på nettsidene.
  • Motivere brukere å bidra selv slik at nettredaktøren ikke blir en sekretær for alle andre.
  • Tilrettelegge og gjennomføre felles opplæring av praktisk bruk av nettsidene.