Økonomiplan Tjensvoll FK

Klubben har gjennom denne planen etablert hvordan økonomiske midler forvaltes, kontroll over hvem som har fullmakt på kontoer, hvordan utgifter, fakturaer, etc. håndteres og økonomistyringen i Tjensvoll FK skal utføres.

1. Økonomiske prinsipp

Den overordnede økonomistrategi er at drift og investeringer skal være selvfinansiert gjennom dugnader, sponsoravtaler, tilskudd, medlemskontingenter, treningsavgifter, gavemidler og andre inntektsbringende tiltak (f. eks. arrangementer, o.l.).

2. Økonomisk ansvar

Styret har blitt tildelt følgende fullmakter:

Disponere klubbens midler til det beste for klubbens medlemmer og aktive.
Inngå avtaler med spillere og trenere innenfor en økonomisk ramme som er vedtatt i styret.

Klubben har gjennom styrevedtak etablert en fullmaktsmatrise som beskriver fullmakten til de ulike rollene i klubben (se vedlegg 1 i slutten av dette dokumentet).

Klubben har ansatt daglig leder som skal forvalte klubbens økonomiske midler på vegne av Styret og innenfor sine fullmakter. Daglig leder skal holde Styret orientert om den økonomiske situasjonen i klubben. Dersom daglig leder ikke er disponibel vil økonomiansvarlig overta dette ansvaret.

3. Kontrollutvalg

Kontrollutvalget er valgt på årsmøtet og skal påse at idrettslaget har økonomisk kontroll, at regnskapet gir et rettvisende bilde av idrettslagets drift, og at midler er anvendt til riktig aktivitet og i henhold til lover og bestemmelser og innenfor de fullmakter som er gitt.

4. Budsjett

Klubben utarbeider årlig et budsjett for kommende år. Det budsjetteres på kontonivå, dvs. på et mest mulig detaljert nivå og tilsvarende som i regnskapet (slik at avvik lett kan følges opp). Budsjettet baseres på forsiktighetsprinsippet og med bakgrunn i reelle tall fra foregående regnskap og budsjett. Budsjettet vedtas av årsmøtet.

5. Regnskap

Regnskapet følger kontantprinsippet, dvs. at inntekter og kostnader bokføres i den regnskapsperiode (måned, år) der posten har oppstått. Klubben har engasjert et regnskapsfirma som fører regnskapet og kjører ut regnskapsrapport på forespørsel fra økonomileder, daglig leder eller styreleder. Vi bruker Tripletex som regnskapssystem.

Regnskapsfører kjører lønn.

Regnskapsåret følger kalenderåret.

6. Fullmaktsmatrise

Klubben har etablert en fullmaktsmatrise som viser fullmakter ulike roller i styret og administrasjon har i forbindelse med forvaltning av klubbens økonomiske midler. Denne fullmaktsmatrisen er vedlagt på slutten av denne økonomiplanen (se Vedlegg 1: Fullmaktsmatrise – Tjensvoll FK).

7. Økonomirapportering

Daglig Leder er ansvarlig for å fremlegge en økonomisk rapport for styret på hvert styremøte. Denne rapporten skal gi styret innsikt i regnskapet og den økonomiske situasjonen i klubben i forhold til budsjett og påpeke positive og negative trender. Rapporten skal også omtale balansen, innbetalt medlemskontingent, avtaler inngått og bevegelse på prosjekter (lagkontoer) og avdelinger.

8. Medlemsregister

Fra og med 2020 bruker Tjensvoll FK Spond sin klubbløsning for å registrere medlemmer. Hvert enkelt lag oppretter en Spond-gruppe for sitt lag som knyttes til Tjensvoll FK. Administratorer og Medlemmer i laget sin Spond-gruppe importeres da inn i klubbens medlemsregister. Klubbansvarlig for Spond-løsningen gir informasjon og hjelp til dette. Administratorer av de ulike Spond-gruppene kan selv legge til nye spillere i gruppen eller fjerne spillere som slutter. Klubbansvarlig for Spond-løsningen blir informert om disse endringene.

Det er viktig at administratorer for de ulike Spond-gruppene legger inn så mye informasjon som mulig av navn, adresse, telefonnummer, fødselsdato etc. Det er også viktig at det for medlemmer under 18 år som et minimum legges inn en foresatt med e-postadresse og telefonnummer. For spillere under 18 år skal en av de foresatte legges inn som betalingskontakt. Denne personen vil motta betalingsforespørsler på medlemskontingent, treningsgebyr og andre innkrevinger.

9. Dugnader

Klubben har faste felles dugnader som turnering i Randaberg-hallen og dorullsalg. Klubben stiller seg positiv til lagsdugnader slik at man kan spare til cup-deltagelse. Lagsdugnader skal ikke konkurrere med klubbens faste dugnader og sponsorer og kan ikke avstå fra å delta på klubbens fellesdugnader for å prioritere egne lagsdugnader. Det er innført 80/20 deling på lagsdugnad der beløp overstiger kr 10.000,-.

10. Bruk av bankkonto

Bankkontoen disponeres av styreleder og økonomileder i tillegg til regnskapsfører. Alle utbetalinger fra bankonto signeres av 2 personer i styret, men så langt det lar seg gjøre skal alle betalinger gå gjennom regnskapssystemet ved at fakturaer/bilag sendes til daglig leder eller økonomiansvarlig som igjen sender til klubbens bilagsmottak i Tripletex. Bilag registreres da av regnskapsfører og sendes for attestering av to styremedlemmer i henhold til fullmaktsmatrisen. Alle betalinger foretatt fra bank (utenom lønn) skal rapporteres i månedlig økonomirapport.

Lønn til ansatte kjøres månedlig gjennom bank og håndteres av regnskapsfører basert på informasjon og instrukser gitt av styreleder eller økonomiansvarlig.

Tjensvoll FK har per dato ikke noen aktive betalingskort opp mot klubbens bankontoer. Det kan være hensiktsmessig å opprette et betalingskort, men det må vedtas i styret først. Tilgang til betalingskort skal begrenses og alle betalinger med betalingskort skal synliggjøres i månedlig økonomirapport.

11. Kontanthåndtering

Klubben har en målsetning om å begrense kontanthåndtering mest mulig og betalingsterminal leies inn og blir benyttet der det er praktisk mulig. VIPPS og Spond sin klubbløsning benyttes også for å unngå kontanthåndtering. Økonomiansvarlig er ansvarlig for at rutiner i forbindelse med kontanthåndtering følges i de tilfeller der dette er uungåelig Vedrørende arrangement som genererer kontantinntekter følges følgende rutiner:

Arrangementsansvarlig gir beskjed til økonomileder om bestilling av veksel i bank. Veksel leveres til arrangementansvarlig.
Arrangementsansvarlig og en person til, teller opp pengene i kassen daglig.
Kontantene legges i bankposer, med påført beløp på bankskjemaet. Originalt bankskjema legges sammen med kontantene i posene, og kopien beholdes som regnskapsbilag.
Avstemming bankterminal må kjøres ved arrangementets slutt. Bilaget legges ved kassaoppgjøret. Beløpet skal stemme med det beløpet som kommer inn i banken.
Etter arrangementets slutt, fører arrangementsansvarlig og en person til kontantbeløp, utlegg, og beløp fra avstemt bankterminal inn i kassaoppgjørsskjemaet (som skal brukes som regnskapsbilag). Kopi av bankskjema, kvitteringer fra utlegg betalt med penger fra kasse legges ved kasseoppgjørsskjema. Kassaoppgjør skjema skal fylles ut og signeres av 2 personer.
Arrangementsansvarlig leverer alle kontanter og kassaoppgjørsskjema med vedlagte bilag til daglig leder eller økonomiansvarlig ved første mulighet.
Daglig leder eller økonomiansvarlig setter pengene inn i banken, og leverer bilagene til regnskap for bokføring.

12. Fakturaer og andre utbetalinger

Klubben sine inngående fakturaer skal sendes som vedlegg på e-mail til klubbens bilagsmottak i Tripletex, enten direkte eller via daglig leder eller økonomiansvarlig. Alle andre former for utbetalinger skal også som hovedregel sendes til klubbens bilagsmottak i Tripletex. Dette gjøres vanligvis av daglig leder eller økonomiansvarlig. For faste leverandører kan det være hensiktsmessig at faktura sendes direkte til bilagsmottaket.

Alle utbetalinger skal attesteres av to personer der den ene er økonomiansvarlig.

13. Utlegg og refusjoner

Ved refusjoner av utlegg skal det fylles ut et refusjonsskjema som er gjort tilgjengelig på www.tjensvollfk.no/utlegg. Refusjonsskjema signeres av daglig leder, økonomiansvarlig eller annen styremedlem og sendes til klubbens bilagsmottak. Refusjonsskjemaet blir da registrert i økonomisystemet og attestert av to personer før regnskapsfører gjør opp utlegget.

14. Innkreving av medlemskontingent og treningsavgift

Klubben benytter fra og med 2020 Spond sin klubbløsning for fakturering av medlemsavgift og treningsgebyr, samt innkreving av penger i forbindelse med salg av f.eks. toalettpapir, lodd og utleie av klubbhus etc. Dette for effektivisering av rutiner i forbindelse med fakturering, innkreving, kontroll og oppfølging. Det er viktig at lagleder sørger for at informasjon i Spond-gruppen til laget er nøyaktig og korrekt.

Dersom noen krever faktura i stedet for betaling via Spond sin klubbløsning, kan et gebyr per faktura på kr 50,- påløpe.

For at betalingsforespørsler for treningsavgift og medlemskontingent skal fungere, må lagledere bidra til at Spond-gruppene til enhver tid er oppdatert og inneholde den informasjonen som er nødvendig (spesielt viktig at e-mail og telefonnummer til foresatte og betalingskontakt er lagt inn på spillere under 18 år).

15. Lagkasser

Ingen lag skal samle inn penger og oppbevare disse på private kontoer. Dette er for å synliggjøre alle innbetalinger i forbindelse med klubbens drift og aktiviteter i regnskapet og unngå å legge forvaltning av økonomiske midler i klubben på privatpersoner uten verv i klubben. Samtidig beskytter dette privatpersoner mot å miste oversikt over saldo på lagkasser og klubbens medlemmer mot rot eller mislighold av lagkasser som forvaltes av privatpersoner. Klubben oppretter egne «prosjekt» i regnskapssystemet for de enkelte lag som har slike behov. Klubben vil da også ha kontroll på alle bevegelser inn og ut av lagkontoene.

Dersom lag legges ned eller på annen måte avvikles og det er beløp som er bundet opp mot dette laget sin lagkasse, vil Styret frigjøre dette beløpet og enten tilbakeføre dette beløpet som frie midler for Tjensvoll FK eller overføre til en annen lagkasse hvis det er hensiktsmessig. I begeg tilfeller skal dette avgjøres med vedtak i styret.

Ta kontakt med daglig leder eller økonomiansvarlig angående dette.

16. Innbetaling av egenandeler (turer, turneringer, etc.)

I mange sammenhenger vil det være nødvendig å hente inn egenandeler fra spillere eller foresatte i forbindelse med klubbens aktiviteter. Et typisk eksempel på dette er i forbindelse med turer og turneringer som de ulike lagene deltar på. Innbetalinger av slike egenandeler skal gjøres til Tjensvoll FK sin hovedkonto og ikke på private kontoer til lagledere, trenere eller andre personer involvert i aktiviteten.

Innbetaling av egenandeler kan foretas ved betalingsforespørsler i Spond, Vipps-overføring, innbetaling direkte til Tjensvoll FK sin hovedkonto eller ved utsending av faktura. Spond eller Vipps foretrekkes. Klubben har rett til å pålegge gebyr ved utstedelse av faktura.

Innbetalinger brukes da til å dekke spesifikke utgifter i forbindelse med den spesifikke aktiviteten egenandelen gjelder.

Utgifter håndteres med utleggsrefusjon eller faktura til Tjensvoll FK. De ulike lagene er ansvarlig for å ta kontakt med økonomiansvarlig for å avtale hvordan innkreving av egenandeler gjennomføres og utgifter håndteres i forbindelse med f. eks. turneringer og turer.

17. Lagstøtte

Støtte utover det som er definert i Klubbhåndbok, Sportsplanen eller denne økonomiplanen må søkes om og avtales med Daglig Leder og Økonomiansvarlig.

18. Bilgodtgjørelse / reiseregning

Trenere og tillitsvalgte som i kontrakt har avtale om lønn og/eller å få dekket utgifter til kjøring, plikter å levere godkjente bilgodtgjørelsesskjema før bilgodtgjørelse utbetales.

Ved krav om bilgodtgjørelse skal utarbeidet standardskjema for dette (kjørebok) leveres. Skjema fås ved henvendelse til daglig leder eller økonomileder. Standardskjema skal utfylles med påkrevd informasjon for å kunne beregne korrekt kilometergodtgjørelse. Ferdig utfylt skjema signeres, overleveres daglig leder for kontroll og attestasjon samt kontroll i forhold til om dette dekkes av inngåtte kontrakter. Kjøregodtgjørelse skal ikke utbetales

Ved reiser til kamper oppsatt av kretsen refunderer klubben ferjebilletter for spillere, trenere og det antall biler (inkl.én sjåfør) som trengs for å frakte laget til kampen. Gruppen deler på utgifter til kjøring og bomstasjoner. Eventuelle unntak fra denne praksisen kan søkes om.

19. Sosiale sammenkomster

Klubben oppmuntrer de ulike lag til å arrangere sosiale sammenkomster som et ledd i miljø- og relasjonsbygging i lagene. Utgifter i forbindelse med sosiale sammenkomster for enkeltlag dekkes hovedsaklig av lagene selv, gjerne fra lagkontoer de ulike lagene har bygget opp. Hvis det kreves inn egenandeler i forbindelse med sosiale aktiviteter, henvises det til kapittel Innbetaling av egenandeler (turer, turneringer, etc.).

Klubben kan også bidra til å dekke utgifter i forbindelse med sosiale sammenkomster som et ledd i å bygge et sosialt robust og positivt miljø som bidrar til klubbens visjon; flest mulig, lengst mulig. Dette søkes om til daglig leder, styreleder eller økonomiansvarlig før sammenkomsten.

I henhold til klubbhåndboken vil klubben ikke dekke noen utgifter til alkohol.

20. Forankring

Økonomiplan er forankret i styret som evaluerer og godkjenner økonomiplanen årlig. Planen er implementert i alle lag gjennom en orientering på et årlig lagledermøte sammen med sportslig leder og gjort tilgjengelig på klubbens hjemmesider.

21. Revisjon av økonomiplan

Årets plan ble gjennomgått og godkjent av styret og planen skal gjennomgås og revideres årlig.

Opprettet 6. oktober 2016 og sist revidert november 2020. Denne økonomiplanen ble vedtatt på styremøte 30. oktober 2020.

16. april 2021: Kapittel 15 – Klargjøring av hva som skjer med midler bundet opp i lagkasser ved avvikling av lag som har beløp knyttet til lagkasse.

Vedlegg 1: Fullmaktsmatrise – Tjensvoll FK

	Styret	Styreleder	Daglig Leder	Økonomi-ansvarlig	Utvalgt styremedlem	Regnskaps-fører	Kommentar
Signere avtaler på vegne av Tjensvoll FK *	Ja	Inntil kr 100.000	Inntil kr 50.000	–	–	–	Avtaler over fullmaktsgrenser signeres av styreleder + ett styremedlem etter styrevedtak.
Inngå fast eller midlertidig ansettelsesforhold	Ja	–	–	–	–	–	Alle ansettelsesforhold er basert på styrevedtak
Gjennomføre betalinger i bank	–	Ja	Ja	Ja	–	Ja	Alle betalinger (unntatt lønn) skal så langt det lar seg gjøre foretas av regnskapsfører. Avvik rapporteres i styremøter.
Gjennomføre månedlige lønnsutbetalinger	–	–	–	–	–	Ja	Gjøres av regnskapsfører
Godkjenne fakturaer og andre utbetalinger	Ja	Inntil kr 75.000	Inntil kr 35.000	Inntil kr 35.000	Inntil kr 35.000	–	Alle fakturaer må signeres/attesteres av minimum to personer der minst en må ha fullmakt til å attestere beløp
Opprette betalingskort knyttet til Tjensvoll FK sin bankonto	Ja	–	–	–	–	–	Basert på styrevedtak
Opprette, endre eller slette bankkonto	Ja	–	–	Ja	–	–	Regnskapsfører informeres og rådføres
Gi tilgang til betalingsfullmakt i bank	Ja	–	–	Ja	–	–	Regnskapsfører informeres og rådføres
Godkjenne regnskap	Ja	–	–	–	–	–	Regnskapsfører informeres og rådføres
Godkjenne budsjett	Innstiller forslag til årsmøte	–	–	–	–	–	Årsmøtet godkjenner budsjettet.

* Avtaler forstås som kjøp av utstyr / eiendeler, salg av eiendeler eller andre typer avtaler som forplikter Tjensvoll FK (sponsoravtaler, dugnadsavtaler, turer, etc.) utover enkelttransaksjoner. Styret skal informeres om alle avtaler som inngås av Tjensvoll FK i månedlig økonomirapport.