Rutine for håndtering av klage på frivillige (trenere mv.) i Tjensvoll FK
Formål:
Rutinen angir omforent fremgangsmåte ved behandling av innkomne skriftlige klager på trenere/frivillige i Tjensvoll FK. Skal sikre lik behandling i slike saker.
Roller:
Sportslig utvalg (heretter kalt SU): eier av innkomne skriftlige klager, ansvarlig for sanksjoner/beslutning
Klager: den som har sendt inn skriftlig klage til klubben
Daglig leder: mottaker av alle skriftlige klager
Den som er klaget inn: trener/andre med tillitsverv som er klaget inn til klubben
Saksgang:
Det skal innhentes relevante opplysninger om saken som grunnlag for hvilke eventuelle sanksjonsmuligheter som skal tre i kraft. Alle saker vedr. personkonflikter skal søkes løst på lavest mulig nivå.
SU skal:
- Kontakte innsender av klage for opplysning om saken, samt informere om saksgang
- Informere personen som er klaget inn: Hva saken gjelder, søke dennes versjon/respons samt informere om saksgang
- Ytterligere belyse saken ved å kontakte relevante personer: Trenere, lagledere, berørte spillere, ev. foreldrekontakt etc.)
- Behandling i SU hvor utvalget, basert på foreliggende, samlede informasjon fatter beslutning i saken. Beslutning skal i all hovedsak være en av tre, hhv.:
- Saken vurderes å være av slik karakter at det anbefales/anses som beste løsning at saken søkes løst internt i laget. Representant fra SU kan gjerne inngå i «drøftelses-/forbedringsteam»
- Sportslig utvalg vurderer fakta i saken og fatter beslutning på grunnlag av dette
- Saken vurderes å være av en så vidt alvorlig karakter at politiet kobles inn (politisak)
- Sportslig utvalg informerer både klager og den som er klaget inn og saken betraktes lukket. Etter at beslutning er fattet vil det være klageadgang vedr. utfallet. Slik klage skal sendes skriftlig til styret i Tjensvoll FK. Dette skal det, som del av standardfrase, opplyses om i tilbakemeldingen fra SU.