Veiledning for ansvarlig for politiattester

Denne funksjonen ivaretas vanligvis av nestleder i styret eller av annen person som styret velger å delegere dette til.

Ordningen omfatter alle ansatte og frivillige over 15 år som skal utføre oppgaver som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige (under 18 år) eller mennesker med utviklingshemming. Klubben har også besluttet at ordningen omfatter frivillige som er med på lengre reiser/turneringer (mer enn en helg).

Klubben skal holde rede på alle med relevante verv og sørge for å sjekke at deres politiattest har intet å bemerke, samt registrere dato på denne og sørge for at politiattesten fornyes og kontrolleres som anbefalt (hvert tredje år). Det må være en prosess som identifiserer frivillige og følger dem opp ved at politiattester knyttes opp til hvor personer gis roller i organisasjonen.

Påse at lagledere og trenere er meldt inn til klubben og at formelt krav til trenerkompetanse er ivaretatt.

OVERSIKT
Klubbens har en åpen oversiktliste på nettsidene som viser alle personer som har en rolle i klubben. Når det vurderes relevant skal oversikten inneholde dato for når politiattest ble sjekket, hvem som sjekket politiattesten og utstedelsesdato på selve politiattesten. Ettersom oversiktlisten er kilden for å sjekke status på politiattester så er det kun ansvarlig for politiattester som skal ha tilgang til å gjøre endringer på listen og følgelig blir politiattestansvarlig også involvert i andre endringer i listen som ikke vedrører politiattester, men dette er hensiktsmessig for å unngå å holde rede på mange lister.

Med utgangspunkt i samme oversikt er det naturlig å kunne kartlegge kompetanse ihht minstekrav i kvalitetsklubb). Kompetanse kan således fremgå i samme oversikt. I det FIKS-ansvarlig oppdaterer trenere/lagledere og deres lagtilhørighet vil en slik sammenstilling være realistisk å gjennomføre og være bakgrunn for Sportslig Utvalg planlegging av nødvendig utdanning.

IDENTIFISERE ENDRINGER
Lagene skal selv melde inn alle endringer, og selv om lagledelsen har et overordnet ansvar, så kan alle melde endringer.
Barneleder og Ungdomsleder følger hvert år opp respektlives lag og sjekker at alle personer som utfører oppgaver for lagene er registrert på oversiktlisten og melder inn eventuelle endringer.
Daglig leder har ansvar for å gjør tilsvarende for alle andre relevante verv.
Ansvarlig for politiattester vil minimum hvert halvår sende ut en email til alle personer på oversiktliste som er tilknyttet barne og ungdomslagene hvor det oppfordres til å melde fra om endringer.

MELDE ENDRINGER
Enhver endring skal alltid meldes ved å benytte eget endringsskjema på nettsidene. Hvis noen allikevel tar i mot en endring på annen måte, må vedkommende benytte skjemaet til å melde dette inn på riktig måte. Skjemaet vil bli sendt til politiattestansvarlig og daglig leder, men også til emailarkiv. Hvis vedkommende som melder endringen ikke får en tilbakemelding i løpet av en ukes tid så bør vedkommende sende en ny melding eller ta direkte kontakt med ansvarlig for politiattest.
Endringsskjema bør informerer om behovet for politiattest, slik at vedkommende kan iverksette også denne uten forsinkelser.

OPPFØLGING AV ENDRING
Ved mottak av endringsmelding er det politiattestansvarlig som har ansvar for først å oppdatere oversiktlisten når endringen er avklart, og deretter følge opp politiattest hvor dette er relevant. Endringen kan være:

  1. Enkel oppdatering av personopplysninger, som politiattestansvarlig gjør direkte, da med en bekreftelse tilbake at endringen er utført til berørte parter (ansvarlig for medlemsnett skal gjerne også varsles).
  2. Ved ny person, eller person i ny rolle,  så skal annen relevant part (daglig leder, barneleder, ungdomsleder e.l.) gi klarsignal før endringer gjøres og bekreftelse sendes. Det må da vurderes om det skal følges opp med politiattest. I skjemaet skal det vise om politiattest ikker er relevant, eller avventer.
  3. Endring avvises pga feil, mangler eller lignende, beskjed sendes alle relevante parter.

En endringsmelding vil gjerne innebære at andre også må følge opp, eksempelvis, medlemsnett, FIKS, eller signering av skjema for trener/lagleder.

OPPFØLGING AV POLITIATTEST
Ansvarlig for politiattest sørger for å følge opp listen slik at rutiner for politiattest blir iverksatt og liste oppdaters når denne er fullført. Klubben har en egen nettside for å veilede søknad om politiattest.

  • Man må først forespørre klubben om å få et nødvendig vedlegg til søknad om politiattest, en bekreftelse på formålet. Man kan forespørre ved å benytte et eget skjema for dette på klubbens nettside. Dette skjemaet går til politiattestansvarlig og daglig leder, men også til mail arkivering.
  • Ansvarlig for politiattest håndterer saken videre fra klubbens side, men hver og en må selv søke politiet om å få politiattest (begrenset vandelsattest) på deres nettside.
  • Selve attesten sendes fra politiet og hjem til den enkelte som selv må fremvise attesten til ansvarlig for politiattest. Dersom attesten har intet å bemerke så så skal politiattest registreres i oversiktslisten til klubben.
  • Politiattesten skal bare fremvises og ikke kopieres eller lagres av klubben.
  • Personer som ikke leverer politiattest eller har anmerkninger på attesten, skal ikke gis oppgaver som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming.
  • Idrettslaget kan når som helst kontakte NIF for råd og veiledning i disse sakene.